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【G Suite】連絡先を社内で共有する方法

G Suiteを契約して利用していると
連絡先を社内の複数メンバーで共有したいことがあると思います。

G Suiteの基本機能では、
外部アドレスを社内の全メンバーに共有することはできません。

運用で回避する必要があるのですが
回避するために「委託」という機能を使用します。

1.共有元のメニューから「連絡先」を開きます。

2.「連絡先」のメニューから「アクセスを委託」を選択します。

3.ポップアップした画面の「代理人の招待」をクリックします。

4.連絡帳を共有する相手(社内メンバー)を選択し、「送信」をクリックします。

5.「完了」を選択します。

※連絡帳の共有元の作業は以上です。

さて実際に、共有されたアドレスを使ってメールを送信するのですが

残念ながら「Gmail」のメニューからは委託されたアドレスを

直接選択することはできません。

ではどうするのか。

まず最初に「連絡先」から、共有されたアドレスを選択する必要があります。

6.連絡帳の共有先のメニューから「連絡先」を選択します。

7.「連絡先」のメニューに「委託者:XXXXX」が追加されているので、選択します。

※共有された(委託された)アドレスが表示されます。

8.送信したい宛先アドレスを選択し、上部のメールアイコンをクリックします。

※メールアイコンをクリックすることで、メール送信画面が表示されますので

通常通り、件名と本文を入力して送信してください。

9.一度送信したアドレスは、オートコンプリート機能で、その他のアドレスに追加され

次回以降は、「Gmail」のToの「連絡先を選択」から、

「すべての連絡先」からアドレスを選択できるようになります。

恐らく、皆さんがイメージする理想通りの動作ではないのですが

このような運用で、アドレス帳を社内で共有できます。

ただ、委託できるメンバーは最大25名のようなので

それ以上で共有したい場合は、

有料のサービスを追加する必要があると思います。

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